Ekonomisk förvaltning för fastighetsägare och bostadsrättsföreningar.

En välskött ekonomi är grunden för en trygg fastighetsförvaltning. Vi på FF Fastighetsservice tar hand om bokföring och redovisning så att ni alltid har full kontroll.

Via vår digitala styrelseportal PHM Digital får ni tydliga rapporter där ni enkelt kan följa upp resultatet, jämföra mot budget och se utvecklingen över tid.

• Bokföring – löpande registrering av inkomster, utgifter och investeringar som berör fastigheten. Det kan vara inkomster från hyresgäster, betalningar till leverantörer, samt omkostnader för drift och underhåll.

• Redovisning – sammanställning och rapportering av ekonomin i ett tydligt format som gör det enkelt att fatta beslut.

Bokslut och årsredovisning ger en tydlig bild av fastighetens ekonomi och utveckling under året. På FF Fastighetsservice ser vi till att årsredovisningen upprättas i enlighet med Årsredovisningslagen (1995:1554) – tryggt, korrekt och transparent.

• Bokslut – sammanfattar årets intäkter, kostnader, tillgångar och skulder. Det visar resultat, likviditet och fastighetens ekonomiska ställning vid årets slut.

• Årsredovisning – bygger vidare på bokslutet och ger en mer heltäckande redovisning. Här ingår resultat- och balansräkningar samt kompletterande information om exempelvis fastighetens drift, marknadsläge och planerade investeringar. En revisionsberättelse bifogas för att säkerställa korrekthet och transparens.

Lånehantering är en viktig del av den ekonomiska förvaltningen, särskilt för fastighetsägare som behöver finansiera sina investeringar eller driftskostnader genom lån.

• Lånevillkor och Amortering – FF Fastighetsservice säkerställer att lån och krediter hanteras effektivt. Det innebär att hålla koll på lånevillkor, amorteringar och räntor, samt att säkerställa att lånebetalningar görs i tid.
• Refinansiering – Om det är aktuellt att refinansiera fastigheten för att få bättre lånevillkor eller för att omförhandla befintliga lån krävs en grundlig analys av fastighetens värde och ekonomiska situation.

Budgeten är ett centralt verktyg för att planera och styra fastighetens ekonomi. En väl genomförd budget ger en förutsägbar och effektiv drift av fastigheten. Vi använder ett digitalt budgetverktyg och har en tät dialog med er som kund för att budgeten sedan ska stämma överens så väl som möjligt med det faktiska utfallet.

• Inkomster och Kostnader – Budgeten baseras på förväntade intäkter från hyresgäster och andra tjänster, samt de kostnader som krävs för att driva fastigheten, inklusive drift, underhåll, försäkringar, löner och skatter.
• Uppföljning – Det är viktigt att kontinuerligt följa upp budgeten för att identifiera eventuella avvikelser och vidta åtgärder för att hålla kostnaderna i schack.

I bostadsrättsföreningar är det vanligt att hantera både panter och överlåtelser, exempelvis vid försäljning eller belåning. På FF Fastighetsservice ser vi till att detta sker korrekt, smidigt och i enlighet med föreningens stadgar.

Vi administrerar pant- och överlåtelseavgifter, sköter rapporteringen till Skatteverket och säkerställer att all hantering följer gällande regelverk.

• Panter – en pant fungerar som säkerhet för lån. Vid belåning utfärdas pantbrev som ger långivaren trygghet i att kunna få tillbaka sitt kapital.

• Överlåtelser – vid försäljning eller ägarbyte hanterar vi överlåtelserna både ur juridiskt och ekonomiskt perspektiv. Genom vår mäklarportal i PHM Digital kan fastighetsmäklare enkelt hämta lägenhetsutdrag (s.k. mäklarbilder) och ansöka om medlemskap för köpare – allt digitalt och effektivt.

En viktig del av ekonomisk förvaltning är hantering av löner och arvoden för styrelseledamöter, anställda eller externa konsulter.

• Löner – FF Fastighetsservice hanterar löner för fastighetens personal, inklusive förvaltare, vaktmästare, tekniker och andra anställda. Detta innebär att säkerställa korrekt skattehantering och att löner betalas ut i tid.
• Arvoden – Styrelseledamöters arvoden hanteras på likartat sätt. Om externa konsulter eller entreprenörer används för olika tjänster, måste deras arvoden hanteras och betalas enligt avtal.

Fakturahantering är processen för att ta emot, granska och betala alla fakturor som är kopplade till fastigheten. Fakturahanteringen hos FF Fastighetsservice sker till största del digitalt via styrelseportalen PHM Digital.

• Leverantörsfakturor – Vi ser till att fakturor från entreprenörer och leverantörer för reparationer, drift och andra tjänster granskas och betalas i tid.
• Betalning och Uppföljning – En del av fakturahanteringen innebär att följa upp obetalda fakturor och hantera eventuella påminnelser eller förseningar.

Avisering av avgifter och hyror är en central funktion i den ekonomiska förvaltningen, där hyresgäster och medlemmar får sina fakturor för den avgift de ska betala.

• Avgifts- och hyresavisering – Medlemmar och hyresgäster får regelbundet sina avier, som specificerar den hyra som ska betalas samt eventuella extra avgifter för till exempel vatten eller el (IMD).
• Övriga Avgifter – Förutom hyror kan även andra avgifter för fastighetens drift och underhåll debiteras, och dessa måste också hanteras och aviseras på ett korrekt sätt.

Avisering sker fyra gånger per år eller enligt överenskommelse med er som kund.  Avisering kan ske via Kivra, post, e-faktura eller e-post.

Köhantering innebär att hantera intresset från potentiella hyresgäster och styra vem som får tillgång till lediga lägenheter eller lokaler.

• Uthyrning – FF Fastighetsservice hanterar ansökningar från nya hyresgäster, gör urval och skriver hyresavtal när kontrakt erbjuds.
• Kölistor – I vissa områden eller vid stor efterfrågan är det viktigt att upprätthålla en kölista för att kunna tilldela lägenheter eller lokaler på ett rättvist sätt. Vi hjälper er med administrationen av kölistor. 

Registerhantering innebär att hålla ordning på alla relevanta uppgifter om fastigheten, medlemmar, hyresgäster, avtal och andra juridiska eller administrativa data.

• Medlems- och lägenhetsregister – FF Fastighetsservice upprättar register enligt gällande lagstiftning. Detta gör det även möjligt att snabbt och enkelt få tillgång till nödvändig information när det behövs.
• Fastighetsdokumentation – Alla viktiga dokument, såsom kontrakt, försäkringspapper och skattedokument, måste vara korrekt arkiverade och lättillgängliga.

Att hantera skatter och deklarationer korrekt är en viktig del av den ekonomiska förvaltningen. FF Fastighetsservice ser till att alla skyldigheter gentemot Skatteverket uppfylls tryggt och i enlighet med gällande regler.

• Fastighetsskatt – vi säkerställer att fastighetsskatten deklareras och betalas i tid, baserat på fastighetens taxeringsvärde.

• Deklaration – vi tar hand om den årliga inkomstdeklarationen, inklusive intäkter, kostnader och andra relevanta skattefrågor för fastigheten.

Med vår hjälp kan styrelsen känna sig trygg i att skattehanteringen alltid sker korrekt och utan onödiga risker.

Rätt försäkringar är en viktig del av fastighetens ekonomi och ger trygghet mot oväntade händelser och skador. FF Fastighetsservice hjälper till att säkerställa att fastigheten har ett heltäckande skydd.

• Fastighetsförsäkring – skyddar byggnader, egendom och installationer mot skador, exempelvis vid brand, vattenläckor eller andra olyckor.

• Ansvarsförsäkring – täcker skadeståndskrav från medlemmar, hyresgäster eller tredje part om en olycka inträffar på fastigheten.

Med rätt försäkringsskydd kan styrelsen känna sig trygg med att föreningens ekonomi inte riskeras av oförutsedda händelser.